Administracja w dziale HR

Duże działy Human Resources maja swoich pracowników odpowiedzialnych za takie zadania, jak administrowanie danymi i dokumentacją dotyczącą pracowników zatrudnionych w firmie.

Jęsli komuś wydaje się, że jest to zadanie które można by upchnąć pod zakres obowiązków innych pracowników tego działu jest w błędzie. Szczególnie w korporacjach, które zatrudniają dziesiątki czy setki ludzi w jednej placówce, pracy przy samej dokumentacji jest naprawdę sporo. Począwszy od zbierania dokumentów aplikacyjnych nowych pracowników i kandydatów na nich, po generowanie umów dla tych którzy ostatecznie zostają zatrudnienie, wprowadzenie zmian i aneksów do umów, dla tych którzy zasłużyli na podwyżkę lub którym zmieniają się inne warunki zatrudnienia, po archiwizację korespondencji mailowej i z poczty tradycyjnej, a także załatwianie spraw papierkowych związanych z wszelkimi zwolnieniami lekarskimi, delegacjami, bonami pracowniczymi, i tym podobnymi dodatkowymi dokumentami, jakie czasem pojawiają się w obiegu w firmie. Jest to więc odpowiednio dużo zadań, by wypełnić nawet kilka etatów zajmujących się nimi osób.

Błędy kandydatów do pracy

Kandydaci którzy starają się o pracę często popełniają wiele kardynalnych błędów, które wytykają pracownicy działu Human Resources.

W rozmowie z nimi wyłoniliśmy kilka takich niewybaczalnych błędów, jakie popełniają osoby starające się o pracę, które mogą spowodować, że ich aplikacja zostanie odrzucona. Już na etapie składanie CV ? jeśli odbywa się to drogą elektroniczną, warto zadbać o odpowiedni, profesjonalny mail, którym zostanie ono wysłane. Samo CV powinno łatwo się otworzyć i być dobrze czytelne. W przypadku CV doręczanego pocztą tradycyjną lub osobiście, nie może ono mieć żadnych zagięć czy plamek, najlepiej przynieść je w teczce. List motywacyjny dołączany do zestawu powinien być uzupełnieniem informacji przesłanych w CV, a nie ich powtórzeniem. Rozmowa kwalifikacyjna czasem odbywa się w pierwszym etapie przez telefon. Wówczas warto zadbać o to by mówić wyraźnie, oraz aby ton wyrażał przyjazne nastawienie. Na spotkaniu kwalifikacyjnym warto natomiast zadbać o schludny wygląd oraz o samokontrolę.

Co powinno znaleźć się w CV

Co zrobić, aby CV kandydata do pracy zainteresowało w jakiś sposób osoby zajmujące się rekrutacją? Nie jest to proste zadanie, ponieważ po ogłoszeniu rekrutacji na nowe stanowisko pracy w danym przedsiębiorstwie, dział Human Resources jest po prostu zasypywany setkami różnych zgłoszeń, w których niektóre co prawda odpadają już w przedbiegach, lecz ciągle jeszcze pozostaje sporo takich, które mogłyby zainteresować ten dział.

Przede wszystkim nie warto popełniać błędów, które zdyskwalifikują nas już na starcie. CV, które dostarczane jest mailem, powinno być w popularnym i znanym formacie, który łatwo daje się otworzyć. Potem kolejną ważną kwestią, jest pierwsze wrażenie, jakie robi takie CV. Powinno ono być schludne, estetyczne i uporządkowane. Jednolita czcionka i niezbyt urozmaicona kolorystyka są najbardziej pożądane. Przed wysłaniem warto sprawdzić nawet po kilka razy czy w CV nie zawarte są żądne błędy, które mogłyby wywołać negatywne wrażenie. CV jest zawodową wizytówką, po której oceniana jest nasza przydatność do pracy na danym stanowisku, warto więc poświęcić mu jak najwięcej czasu.

Dobry pracownik poszukiwany

Poszukiwania odpowiedniego kandydata na dane stanowisko czasem mogą trwać bardzo długo.

Decyduje o tym fakt, że na rynku pracy jest stosunkowo niewielka ilość osób, które dysponują kilkuletnim doświadczeniem, jakie zazwyczaj jest wymagane przez pracodawców, a do tego odpowiednimi cechami dodatkowymi. Dlatego też rekrutacja na niektóre stanowiska wymaga czasu i cierpliwości. O co więc warto zadbać, aby samemu stać się takim kandydatem idealnym? Takimi cenionymi przez wszystkich kompetencjami na pewno jest pracowitość i zaangażowanie, jednak to można udowodnić niekoniecznie przez Cv, a przez na przykład odpowiednio opracowany list motywacyjny, w którym wykaże się poszczególne osiągnięcia z poprzednich miejsc pracy. Jeśli to możliwe, warto również zaopatrzyć się w referencje od poprzednich pracodawców, które dopowiedzą to, czego nie będziemy w stanie wykazać sami. Jest to o tyle dobre źródło informacji o pracowniku, że mniejsza w nim szansa na przekłamania jakich czasem dopuszczają się pracownicy.

Dodatkowe zadania działu HR

Osoby pracujące w działach Human Resources podejmują się różnego rodzaju zadań, nie tylko tych, które najbardziej kojarzą się z ich działalnością, jak na przykład rekrutacja, ale także przygotowywanie audytów wewnętrznych i zewnętrznych w firmie, sprawdzających skuteczności i efektywność działań firmy oraz samych pracowników.

Ponadto często osoby z tego działu zaangażowane są w systemy zarządzania ryzykiem. To oni również przygotowują dokumenty związane z pozwoleniem na pracę dla władz imigracyjnych jeśli zatrudniają osoby o innym obywatelstwie, do nich należy także przygotowanie programów motywujących pracowników w ramach budżetu firmy, oraz całą politykę pracy i instrukcje konieczne aby w firmie panował dobry przepływ informacji. Dział Human Resources może zajmować się także dystrybucją certyfikatów firmowych, oraz kontrolowaniem zmian zachodzących w lokalnym i międzynarodowym prawie pracy, oraz tym, jak wpływa to na warunki zatrudnienia w danej firmie. Z działu tego można również prowadzić doradztwo dla menadżerów oraz osób zarządzających. Oprócz tych wszystkich obowiązków dział HR ma bardziej typowe i codzienne zadania.